Painotalo Trinketissä haettiin tuottavuuden kasvua. Toiminnanohjausjärjestelmän uudistamisen aikana löydettiin prosessista monta vaihetta, joissa väärinymmärryksen mahdollisuus saatiin minimoitua.
Koodauksen mahdollisuuksien ymmärtäminen ja järjestelmän määrittely voi olla haastavaa, mutta hyvien referenssien ja esimerkkien avulla Mekanismi pystyi havainnollistamaan miten asioita on aikaisemmin ratkaistu ja kuinka niitä kannatti tässä projektissa soveltaa.
Petri heikola
Digitaalisesti ja perinteisesti
Perinteisenä offset- ja kohopainona toimintansa aloittaneena ja jo 2000-luvun alussa myös digipainamiseen erikoistuneena painotalona Trinket palvelee laajaa asiakaskuntaansa pieteetillä. Trinketissä ideallesi on vain taivas rajana.
Paino- ja tulostuspalveluiden lisäksi Trinket Painotalo tarjoaa repro- ja suunnittelupalvelut, postituspalvelut sekä laajat jälkikäsittelymahdollisuudet.
Trinketin kanssa yhteistyön on alkanut jo vuonna 2014 ja kumppanuus on syventynyt vuosien varrella.
Projektin lähtökohdat
Trinketin painotöiden määrän vuosi vuodelta kasvettua, vanha järjestelmä ei enää tarjonnut riittävää tapaa hallita kaikkea tilauksiin liittyvää informaatiota.
Trinket oli tunnistanut tuotannossaan pullonkauloja ja toivoi niihin sähköistä ratkaisua. Tavoitteena oli siis laittaa asiat digitaalisesti järjestykseen ja lopettaa erilaisten papereiden siirtely pöydältä toiselle. Tärkeää oli myös löytää keino, jolla saataisiin helposti nähtäville tuotetilauksen eteneminen vaiheittain, aina tilauksesta tuotantoon ja kuljetukseen loppuasiakkaalle.
Trinket tarvitsi työkalun, mikä ymmärtää painotalon monisäikeisen toiminnan. Tarkoituksena oli luoda järjestelmä, jolla hallitaan tuotantoprosessi tilauksesta laskutukseen asti. Projektin yhtenä draiverina oli myös laskutuksen integraatio.
Projektin keskeisistä tavoitteista tärkeä oli tietenkin myös asiakastyytyväisyyden parantaminen.
Nykyisin myyjä voi tehdä tarjouksen jopa asiakkaan kanssa pidettävän puhelinkeskustelun aikana, koska järjestelmästä löytyy kaikki tarvittava tieto.
Petri Heikola, toimitusjohtaja
Kuinka ongelma ratkaistiin?
Projekti käynnistettiin tutustumalla Trinketin tuotantoprosesseihin ja painotalon arkeen ruohonjuuritasolta. Painokoneiden lomassa töiden etenemistä seuratessa saatiin hyvä käsitys siitä, mitä kaikkea painotalon arkeen ja prosesseihin kuuluu. Trinketin toimitusjohtaja Petri Heikolan sitoutuneisuus projektiin oli ihailtavaa.
Painotalojen palvelut ovat sinällään jo ennestään tuttuja, mutta oli äärimmäisen mielenkiintoista huomata, kuinka hektisesti tilanteet saattavat muuttua ja yllättävää oli kuinka nopeasti Trinketissä niihin reagoidaan!
Trinketin ehdottomia vahvuuksia onkin asiakaslähtöinen tekeminen ja nopea palvelu. Asiakkaiden haastaviinkin ideoihin mietitään aina ratkaisu.
Uudistuksen pääpointteja
- Painotöiden luominen ja hallinta nopeaksi ja yksinkertaiseksi
- Työn eteneminen sen eri työvaiheissa
- Informaation kerryttäminen helposti saataville
- Toimitustilausten selkeyttäminen ja tehostaminen
- Noutoasiakkaiden prosessien parantaminen
- Laskutuksen nopeuttaminen integraation avulla
Tieto prosessin kulusta on nykyisin reaaliaikaista ja tietoihin voidaan pureutua tarkasti. Prosessin automatisointi myös paransi tilausten tarkkuutta.
Petri Heikola
Käyttöliittymällä
iso rooli
Määrittelyä tehtäessä tuli ottaa huomioon yrityksen eri roolien tarpeet myynnistä, reproon ja painokoneelle sekä toimituksesta aina laskutukseen asti. Petrillä oli näistä selkeä ajatus ja siihen yhdistettynä Mekanismin kokemus moderneista toteutusmahdollisuuksista, saatiin aikaan loistava suunnitelma.
Järjestelmät ovat asiakkaillemme päivittäisiä työkaluja ja siksi niiden käytettävyys on hiottava timanttiseksi. Trinketillä oli myös omat vaatimuksensa esimerkiksi softassa tehtävistä klikkausten määrästä. Työkorteilla niitä tulisi tarvita mahdollisimman vähän, koska työkortteja käsitellään jatkuvasti prosessin eri vaiheissa. Ajansäästö kertautuu nopeasti.
Älyä ja automatiikkaa
Järjestelmään koodattiin mukavasti myös älykkyyttä. Esimerkiksi työvaiheiden mallinnus ja aikataulutus painokonekohtaiselle tasolle, mikä mahdollistaa tarkan tuotantosuunnittelun.
Toinen hyvä ominaisuus on töiden automaattinen allokointi tekijöille heille määritettyjen taitojen ja sen hetkisen työkuorman mukaan, jolla automatisoitiin työnjohdollisia toimintoja.
Uudet verkkosivut
Trinketin uudet verkkosivut ovat myös työn alla ja järjestelmään kehitetyt tilausominaisuudet tullaan liittämään saumattomasti osaksi uutta verkkosivustoa, asiakaskokemuksen parantamiseksi entisestään. Uusi verkkosivusto tulee esittelemään tyylikkäästi Trinketin laajaa palvelutarjontaa ja tarjoamaan sen asiakkaille intuitiivisen käyttökokemuksen ja yksinkertaisen tavan tehdä painotyötilauksia.
Projektin aikana opittiin, että myös itse pitää olla valmis panostamaan projektiin, mutta Mekanismi jelppasi joka kohdassa. Aika pian myös ymmärrettiin, että järjestelmä ei ole koskaan valmis ja sitä kannattaa tarpeiden kasvaessa jatkokehittää. Tässä hyvä kumppani on todella tärkeä.
Petri Heikola
