Kuljetusliike Jari Rajala:lle suunnittelimme ja toteutimme toiminnanohjausjärjestelmän, jonka avulla digitalisoimme kaikki yrityksen keskeiset prosessit aina tilauksesta laskutukseen ja kirjanpitoon. Digitalisoidut prosessit tukevat JR Kuljetusta sen vahvoissa kasvutavoitteissa.
Piti päättää, joko palkkaamme lisää henkilökuntaa tai kehitämme järjestelmää.
Jari Rajala
Kuljetusliike Jari Rajala Oy on Porvoolainen vuonna 2004 perustettu kuljetusliike. Yritys tarjoaa kuljetuspalvelua asiakkaiden yksilöllisiin tarpeisiin 24h vuorokaudessa. JR Kuljetus jakaa samoja arvoja Mekanismin kanssa ja sen toiminnan kulmakiviä ovat joustavuus, täsmällisyys sekä halu tarjota aina paras mahdollinen asiakaskokemus. Vahvan ammattitaidon omaavat ajojärjestelijät ja kuljettajat huolehtivat, että kuljetus on aina oikeassa paikassa sovittuun aikaan. Yrityksellä on noin 40 erikokoista jakeluautoa ja isoa roolia näyttelee erilaiset elintarvike- ja kylmäkuljetukset.
Projektin lähtökohdat
JR Kuljetuksella oli aikaisemmin kuljetustenhallinnassa useita erilaisia manuaalisia työvaiheita. Tilaukset vastaanotettiin puhelimitse tai sähköpostilla ja kirjattiin käsin rahtikirjoihin. Kuljetusmääräykset toimitettiin kuljettajille paperisena. Kun tilaukset on aika laskuttaa, laskut luotiin erillisellä laskutusjärjestelmällä. Myyntilaskut lähetettiin erikseen kirjanpitäjälle.
Aiemmin ajojärjestelyä työllisti asiakkaiden ja kuljettajien erilaiset kysymykset ja tarkennukset, eikä tiedon tallentamiseen ollut paikkaa, jossa se olisi ollut kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla.
Yhtiön toimitusjohtaja ja omistaja Jari Rajala päätti panostaa kasvuun ja digitalisoida yrityksen keskeiset prosessit.
Mekanismin kanssa päätimme kehittää toiminnanohjausjärjestelmän, jolla automatisoitaisiin huomattava määrä tekemistä. Toivoitteena oli manuaalisen työn vähentäminen, koska se työllisti koko ajan enemmän, eikä ollut tehokasta.
Jari Rajala
Kuinka ongelma ratkaistiin?
Projekti käynnistyi työpajoilla, joissa tutkittiin nykytilanne, tarkennettiin resurssit ja kirkastettiin JR Kuljetuksen tahtotila ja projektille asettamat tavoitteet.
Yhteisesti ideoidessa päädyttiin digitalisoimaan koko prosessi, alkaen asiakkaan tilauksen luonnista ja päättyen laskutukseen.
Prosessin alkupää muodostui asiakkaille helpoksi online tilauskanavaksi, josta ajojärjestely pystyy jakamaan tilatut keikat muutamalla klikkauksella kuljettajille. Ylläpitoliittymään toteutettiin myös työvuorosuunnittelu, työajanseuranta toiminnot sekä monia muista pienempiä, ylläpitoa helpottavia ominaisuuksia.
Toiminta tehostui kaikilla osa-alueilla merkittävästi
- Rekrytointnin tarve muuttui ja uusi henkilöresurssi saatiin käyttöön tehokkaammin
- Ajojärjestelijöiden työ helpottui merkittävästi
- Kuljettajien työvuorojen luonti ja työajanseuranta samassa järjestelmässä
- Mobiiliapplikaatio suoraviivaistaa ja helpottaa kuljettajien työtä
- Aiemmin laskut luotiin manuaalisesti, nyt ne vain tarkastetaan ja lähetetään asiakkaille
Sähköiset rahtikirjat ja mobiiliapplikaatio tehostavat yrityksen yli 50 kuljettajan toimintaa tien päällä. Kuljettajat löytävät applikaatiosta myös omat työvuorot ja erilaiset tiedotteet.
Hyvänä esimerkkinä tästä mobiiliapplikaatio laskee nopeimman reitin jakeluosoitteiden perusteella ja navigoi perille Googlen karttapalvelun integraatiolla. Myös tilauksen vastaanottajan kuittaus saadaan helposti otettua kuljettajan kännykän näytölle.
Laskujen luonti muuttui järjestelmän avulla käytännössä niiden tarkastamiseksi. Laskut luodaan asiakkaille automaattisesti ja siirretään taloushallinnon järjestelmään sen jälkeen kun asiakas kuittaa toimituksen vastaanotetuksi. Nyt laskuja on mahdollista lähettää vaikka joka päivä.
Projektin jälkeen uusia ominaisuuksia tehdään pienkehityksenä ja toiminnanohjausjärjestelmä kehittyykin jatkuvasti.
Laske rahdin hinta Rahtilaskuri.fi -palvelulla
Myyntiä- ja markkinointia tukemaan ideoimme ja toteutimme Rahtilaskuri.fi palvelun. Palvelu on tarkoitettu kenelle tahansa, eikä sen käyttäjän tarvitse olla JR Kuljetuksen sopimusasiakas. Sen avulla voi laskea kuljetukselleen hinnan kahden osoitteen välillä ja tilata sille kuljetuksen.
Koska hinnan haluttiin muodostuvan myös toimitusmatkan perusteella, integroimme palveluun Google Maps rajapinnan, jonka avulla saamme helposti tiedon kilometreistä kohdepisteiden välillä.
Luonnollisesti palvelu on integroitu saumattomasti tilaus- ja toiminnanohjausjärjestelmään.
Kokonaisuudessa projekti meni erittäin hyvin. Mekanismin kanssa yhteydenpito on helppoa ja tarvittaessa Mekanismilta sai aina jonkun henkilön kiinni. Järjestelmä saatiin kehitettyä sovitussa aikataulussa ja kaikki meni pirun hyvin! Yrityksemme kokee projektin tuoneen meille merkittäviä liiketoiminnallisia hyötyjä. Suosittelenkin ehdottomasti suosittelenkin Mekanismia kehityskumppaniksi kun etsit joustavaa asiantuntijaa.
Jari Rajala